В Российской Федерации с 2015 года учреждено новое обязательство для гостиниц и объектов туристической отрасли. Сейчас сведения о всех постояльцах (внезависимости от гражданства) гостиница отсылает в Федеральную Миграционную службу (ФМС). Неисполнение этого обязательства чревато довольно большим взысканием - до 300 тысяч рублей. Менеджер гостиницы сам может избирать метод подачи сведений. Это могут быть как документы на бумажных носителях, так и электронные авизо.
Однако в состоянии высокотехнологического информационного оснащения всех предприятий сложно представить канцелярский персонал гостиницы, отчет какой будет оформляться вручную. Кроме того, надо принимать во внимание, что данные обязаны быть актуальными, другими словами для гарантии своевременной сдачи отчетности о постояльцах компания вынуждена будет использовать курьера для доставления документов в офис миграционной службы. Вследствие чего, почти все гостиницы приняли решение вести электронный обмен документаций с ФМС. Для комфорта пользователей было выработано несколько специальных программ.
Чаще всего руководящая структура гостиницы уже взаимодействует со специальными программами, разрешающими автоматизировать процедуру оформления и учета постояльцев. Комфортный интерфейс предоставляет возможность сократить время на поселение во много раз. Личный состав гостиницы обучен работе с данными программами и уже адаптировался в реалии информационных технологий. Между тем освоение нового программного продукта многочисленным персоналом - довольно трудный процесс. Разработчики специальной программы для передачи сведений о постояльцах контур фмс представляют эффективное решение. Оператору нет необходимости вводить данные через отдельное окно интерфейса программы. Да и копирование одних и тех же сведений вручную, было бы с программной точки зрения нерациональным. Отчет формируется из файла экспорта данных штатной программы, которая уже есть на вооружении руководителей гостиницы. Этот процесс осуществляется очень быстро под руководством ответственного лица предприятия.
Федеральная миграционная служба имеет внушительные серверы, которые хранят информацию с туристических объектов и гостиниц всей страны. Одновременно с этим хозяйственный субъект, направивший отчет фмс имеет непрерывный доступ к сведениям, касающимся их постояльцев. Кроме всего прочего у гостиниц сегодня имеется возможность контроля сведений о постояльцах для обеспечения внутренней безопасности.
